Статьи

Принципы домино
В настоящее время во всем мире идет процесс переосмысления понятия “организация”. Исторически организация трактовалась как определенное место и конкретные люди — что эти люди делают, место, где они это делают, и кто конкретно. Однако сегодня на первый план выступает не конкретная организационная структура, а процессы, технологии, ноу-хау, которыми обладают организации. В результате традиционные границы организаций становятся все более расплывчатыми.

Существует множество примеров, когда формально независимые, но объединенные общими электронными коммуникациями и информационными системами организации формируют единые производственные цепочки. Технологическое обеспечение таких связей, в частности, является одним из главных элементов стратегии “электронного бизнеса” IBM. Независимые, но тесно связанные между собой электронными коммуникациями организации стоят перед проблемой точного определения своих границ и возможного распространения своего влияния в таком “электронном пространстве” за счет использования внутренних и внешних информационных и коммуникационных технологий. 

Один из известных специалистов в области управления заметил: “Организация может расширить свои границы — информационные границы — без распространения организационного контроля. Организация может расширить мир, в котором она работает, без контроля над ним, но достичь этого она может только за счет эффективного использования неформальных методов, и особенно информационных сетей, с помощью которых сотрудники получают доступ к внешней информации”.
Почему именно сейчас получают распространение сетевые организации и интерес к ним возрастает? Джон Рокарт и Джеймс Шорт исследовали природу сетевых организационных структур, роль в них информационных технологий и постарались дать ответы на эти вопросы.

Дело в том, что проблема координации работы различных подразделений и людей в организациях, преодоления внутренних и внешних организационных или межведомственных барьеров существовала всегда. Традиционными механизмами ее решения являются:
    • специальные отделы и даже организации, ответственные за координацию;
    • постоянные или временные межфункциональные рабочие группы;
    • использование прямых, горизонтальных контактов между менеджерами и управленцами на всех уровнях организации;
    • интеграция посредством использования формальных иерархических связей;
    • интеграция с помощью стандартной, основанной на бумаге технологии документооборота.
"Организация может расширить свои информационные границы без распространения организационного контроля”.
Интегрированные сетевые коммуникационные программные продукты и системы для коллективной работы можно, бесспорно, добавить к списку возможных способов решения проблемы горизонтальных межфункциональных связей. Информационная система способна в большой мере заменить и ускорить традиционную внутреннюю бумажную переписку и документооборот или поддержать работу виртуальных межфункциональных рабочих групп. Кроме того, эта технология обеспечивает распространение информации внутри и между организациями новыми методами и со скоростями, ранее недоступными в принципе.

Сетевая форма организации позволяет эффективнее решать проблему взаимозависимости благодаря следующим особенностям. Во-первых, с точки зрения принципов построения организации сетевая структура характеризуется богатой информационной средой с информационными потоками, свободно преодолевающими традиционные внутриорганизационные барьеры, во-вторых, с точки зрения производительности и эффективности она позволяет сохранить гибкость и восприимчивость даже большой организации со сложной структурой.
Для сетевых организаций характерны следующие признаки:
    • общие цели: организации, образующие сеть, как правило, имеют общую цель;
    • общая экспертиза: сети дают возможность распространять опыт и знания в организации;
    • совместная работа: сети позволяют распределять выполнение работы между группами, которые, как правило, не являются частями одной локальной организационной структуры;
    • совместное принятие решений: продвинутые средства доступа к критически важной информации позволяют большему количеству людей вносить свой вклад в принятие решений;
    • совместное планирование времени и определение приоритетов: сети дают возможность группам людей более эффективно планировать свое время и работу по проектам;
    • общая система вознаграждений и стимулирования: система поощрения поддерживает коллективную работу;
    • взаимная ответственность и доверие.
Доверие здесь — особо важный элемент. Традиционно люди привыкли строить свои отношения на основе личных связей. В сетевых организациях, активно использующих информационные технологии, количество таких личных контактов может быть сведено к минимуму или нулю. Поэтому возникает вопрос — как создать механизм поддержания доверия в такой информационной среде?

Огромное количество информации, с которой имеют дело руководители, на самом деле в компьютерных системах отсутствует, а, как правило, аккумулируется исключительно отдельными сотрудниками. Это, в первую очередь, относится к информации высокого уровня: знания об информации, которая сосредоточена внутри организации.

Томас Давенпорт, бывший директор по исследованиям Центра информационных технологий и стратегии компании Ernst&Young (США), обнаружил следующий “информационный факт реальной жизни”: “...руководители две трети информации получают из личных встреч или телефонных разговоров, оставшуюся треть — из документов, большинство которых поступают со стороны и не находятся в компьютерных системах”.

Известная аналитическая компания GartnerGroup в своем отчете дала следующее определение управления знаниями: “Управление знаниями — это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных ресурсов организации. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию, такую как документы, описывающие правила и процедуры, и, что наиболее важно, неявные знания и опыт, аккумулируемые сотрудниками”. Проще говоря, управление знаниями — это поиск информации и людей, а также организация процессов, которые направлены на достижение стратегических целей. И, естественно, здесь очень важен человеческий фактор.

По мнению GartnerGroup, управление знаниями как дисциплина связано с вопросами корпоративной культуры. Образуется как бы пирамида культурных процессов, динамика корпоративного управления знаниями внутри организации, выстроенная по мере их усложнения: распространение информации, совместная (коллективная) работа и инновации. Несмотря на то что культурные аспекты — критическая составляющая успеха управления знаниями, многими это пока слабо осознается. На самом деле, по оценке GartnerGroup, от 50 до 70 % всех усилий по управлению знаниями сосредоточены в этой области.

Возвращаясь к трем типам деятельности (распространение, совместная работа и инновации), следует подчеркнуть, что именно они являются наиболее значимыми с точки зрения практических результатов. 

Распространение знаний подразумевает не только распространение, но и возможность доступа и применения коллективных знаний в своей работе.

Совместная работа означает возможность совместного участия в работе, процессах, разработке продуктов и пр.
Инновации — высшая форма деятельности по своей сложности и ценности. Инновации осуществляются тогда, когда отдельные сотрудники или группы используют знания и работают совместно для генерации идей, улучшающих процессы, продукты и услуги.

Технологии Lotus Domino/Notes хорошо вписываются в эту изложенную GartnerGroup концепцию.
Знания организации сконцентрированы в “головах” сотрудников, в записях баз данных, в правилах выполнения деловых процедур организации, ну и, наконец, в картотеках и архивах.
Для того чтобы пользоваться всеми этими знаниями, необходимо следующее:
    • люди и возможность эффективного поиска и получения информации от тех, кто обладают конкретными специфическими знаниями (в этом помогут такие технологии, как электронная почта, справочники и т.д.);
    • вещи и информация, средства поиска информации, которые необходимы сотрудникам, а кроме того, обеспечивающие технологии: средства поиска, индексации, категоризации данных и т.д.;
    • место, рабочее пространство для совместной работы независимо от географических и временных рамок.
Компания Lotus выразила свое понимание технологий управления знаниями простой и понятной формулой: “Люди, места и вещи” (People, Places and Tings). Lotus Domino и Notes, а также ряд других технологий обеспечивают средства поиска и общения людей, средства поиска и работы с информацией и вещами, а также место, рабочее пространство, где люди совместно могут работать с информацией и знаниями.

В управлении знаниями можно выделить две составляющие. Первая — это поиск знаний, информации и нужных людей. Вторая составляющая — действия, которые необходимо выполнить после того, как информация найдена, т.е. знания в действии. Речь идет о реальном преобразовании знаний в действия и создании нового знания для достижения стратегических результатов. Особенно это относится к вопросу об инновациях, нововведениях и проблеме восприимчивости, оперативного реагирования.

Практический опыт продемонстрировал, что наиболее важное стратегическое использование Notes состоит в преобразовании знаний в действия, что оказывает существенную помощь организациям в их стремлении быть более прогрессивными и гибко реагировать на события, происходящие в той или иной области, на рынке и в обществе.

Первая составляющая (поиск знаний) непосредственно связана с повышением эффективности и продуктивности, а именно, позволяет не “изобретать колесо”, а использовать существующие знания. Она играет важную роль в технологии управления знаниями. На нее возложены такие задачи, как “добыча данных”, управление документами, поиск, технология пересылки и персонализация информации.

Здесь скрыты большие резервы повышения персональной производительности. Например, вы работаете над проектом и вам необходимо найти кого-нибудь или что-нибудь, что помогло бы вам выполнить его как можно быстрее и лучше, т.е. вы просто хотите найти соответствующую информацию или экспертов. Таким образом, управление знаниями оказывает влияние на индивидуальную деятельность.

Еще более важное, стратегическое значение имеет использование знаний — преобразование знаний в действие. В основном это выражается в создании новых знаний и применении их для инноваций и нововведений, а также для повышения восприимчивости к переменам и своевременной реакции на события. Здесь технологии играют существенно меньшую роль, а более серьезное влияние оказывает поддержка эффективной деятельности групп сотрудников и организации в целом

Наши партнеры

О компании

Компания «ПУЛ» существует с мая 1995 г. и специализируется как поставщик и разработчик программного обеспечения. Компания осуществляет работы по поставке, установке и настройке программного обеспечения (ПО) компаний-вендоров (IBM, Novell, Citrix и др.), а также занимается разработкой, проектированием, созданием и сопровождением прикладного ПО, информационных систем.

В перечень услуг, оказываемых компанией, входит аудит почтово-транспортных систем на базе Lotus Notes/Domino, а также приложений на нем. Для этого используются специально созданные программные приложения. Сервис услуг аудита направлен на проверку работы и конфигурации Lotus Domino, формирование рекомендаций в виде интерактивного отчета для проведения модернизации и улучшения работы Lotus Domino.

Pool+ InTEAM+