Lotus Domino.Doc - Управление документами на распределенном предприятии | Документы

автоматизация деловых процессов и документооборот

Lotus Domino.Doc - Управление документами на распределенном предприятии

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА

Распределенное редактирование. В Lotus® Domino.Doc используются средства репликации Lotus Domino™, что позволяет работающим в различных областях командам совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всего распределенного предприятия
Полный набор средств управления документами. В Domino.Doc поддерживаются все основные функции управления документами, включая оформление получения/выписывание, контроль версий, полнотекстовый поиск в масштабах всего управляемого содержимого, контрольные журналы, работа с шаблонами, уведомления об изменениях и многие другие

Управление жизненным циклом. С помощью одного единственного приложения Вы можете эффективно управлять документами в течение всего их жизненного цикла – от авторской разработки до редакции, утверждения, распространения и архивирования

Поддержка широкого выбора клиентов. Вы можете совместно работать в масштабах всей сети, используя для этого браузеры Web или клиентов Notes™. Для доступа и сохранения документов в Domino.Doc можно использовать команды меню File в Lotus Word Pro™, Microsoft® Word или любых других приложениях, совместимых с ODMA.
Мощные средства управления документами в масштабе предприятия
В современных распределенных предприятиях для выполнения работ все чаще приходится привлекать рабочие группы с различными специализациями.
Чтобы удовлетворить требования подобных распределенных рабочих групп, в Lotus Domino.Doc была произведена кардинальная переработка системы управления документами, благодаря чему из узкоспециализированного приложения для небольших рабочих групп она превратилась в масштабируемую, гибкую инфраструктуру, доступную для любого пользователя организации.
От управления документами к управлению знаниями
Возможность выделения явных знаний, заключенных в документах, независимо от их формата и месторасположения, является исключительно важной функцией любой системы управления знаниями. Распределенное, мультимедийное хранилище содержимого Domino.Doc превращает его в идеальный компонент комплексного решения управления знаниями.
Больший доход при меньших вложениях
Domino.Doc позволяет управлять документами в течение всего их жизненного цикла с помощью любых клиентов на Ваш выбор, что повышает эффективность и обеспечивает максимальную доходность вложений в информационные технологии.
Открытые интерфейсы упрощают интеграцию Domino.Doc с другими приложениями в целях повышения целостности документов, ускорения доступа к знаниям на основе документов и сокращения времени цикла для любых деловых процессов.
Революционное решение
Domino.Doc представляет собой естественное расширение Lotus Domino и Notes, единственной в мире распределенной инфраструктуры для передачи сообщений, групповой работы и приложений Web.
За счет использования средств Domino система обеспечивает проверенную временем масштабируемость, гибкость и характеризуется низкими эксплуатационными затратами, что необходимо для управления документами и знаниями в масштабе предприятия.
Знающие организации быстро осознали все преимущества Domino.Doc – уже сейчас эта система является одной из самых хорошо продаваемых решений для управления документами.
Domino.Doc обеспечивает масштабируемое, гибкое управление документами на распределенном предприятии.
Средства управления жизненным циклом документов Domino.Doc помогают организациям эффективно и предсказуемо управлять документами – от этапа авторской разработки до редакции, утверждения, распространения и архивирования.
От концепции к знаниям
Рассмотрим компанию по производству бытовой техники, конструкторы которой только что представили свои идеи относительно нового продукта.
В качестве первого шага на пути реализации этой задумки в рыночный товар менеджер по продуктам в Бостоне создает в Domino.Doc файловый "ящик" – удобное хранилище для всех документов по проекту, защищенный доступ к которым возможен из любой точки киберпространства.
Представители отделов маркетинга, производственного отдела (расположенные в Чикаго), юридического отдела и других отделов будут создавать новые документы и редактировать содержание уже имеющихся. Расположенное в Лондоне рекламное агентство также будет участвовать в работе, обращаясь к расположенному в Бостоне серверу с помощью браузеров Web.
Виртуальная, распределенная рабочая группа должна будет коллективно создать бизнес-план, разработать спецификации, подготовить маркетинговые материалы и многие другие типы документов.
Чтобы сеть работала максимально эффективно, главный файловый "ящик" из Бостона путем репликации дублируется в Чикаго.
Domino.Doc автоматически обеспечивает синхронизацию двух копий, что позволяет пользователям работать с документами из любой копии при сохранении целостности этих документов.
В коллективно используемом файловом "ящике" члены рабочей группы могут распределять документы по категориям с помощью папок, таких как, например, "Test Plans" ("Планы испытаний") или "Trade Show Materials" ("Материалы для выставки").
К документам обеспечивается удобный доступ с помощью клиентов Notes, браузеров Web и даже настольных приложений, использованных для их создания.
Все документы в Domino.Doc, включая контракты и конструкторские материалы, надежно защищаются от несанкционированного доступа.
Авторы присваивают новым документам заранее определенные типы, такие как Project Plan (план проекта) или Design Specifications (конструкторские спецификации). Тип документа определяет его жизненный цикл: как и когда он будет редактироваться, утверждаться, распространяться и архивироваться.
Пресс-релиз, к примеру, создается рекламным агентством. После сохранения в файловом "ящике" Domino.Doc автоматически направляет его в отдел управления продуктами для редакции и затем в юридический отдел для утверждения.
Факт утверждения документа инициирует рабочий поток для преобразования документа в формат HTML и размещения его на корпоративном Web-сайте.
Через 12 месяцев Domino.Doc запускает специальное приложение для архивирования документов из Domino.Doc на оптический диск. Однако, Domino.Doc продолжает управлять всеми основными сведениями о документе, что позволяет в будущем найти и извлечь его.
Так, от концепции к знаниям и обратно, идеи и опыт, накопленные при выпуске на рынок одного продукта, могут приносить несомненную пользу для всех будущих проектов.
Авторская разработка
Технология распределенного редактирования документов Domino.Doc в сочетании в ведущими в отрасли средствами репликации Domino позволяет членам рабочих групп получать/отправлять содержимое из локальных файловых ящиков, обеспечивая при этом глобальную целостность документов среди всех дубликатов ящиков.
Поиск и повторное использование
Domino.Doc позволяет производить поиск и повторное использование явных знаний, содержащихся в управляемых документах, в масштабах всего распределенного предприятия. В качестве исключительно важного компонента системы управления знаниями этот продукт способствует внедрению нововведений, повышению качества обслуживания заказчиков, ускорению деловых процессов и т.д.
Редактирование/утверждение
Domino.Doc управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения. Например, в целях гладкого протекания рабочих процессов Domino.Doc позволяет автоматически направлять соответствующим лицам напоминания по электронной почте. Многоуровневый контроль версий позволяет идеальным образом организовать все черновики документов.
Распространение
Domino.Doc может быть интегрирован с другими приложениями рабочих потоков и прочими приложениями, что позволяет автоматизировать ключевые процессы на любом этапе жизненного цикла документов.
Документы, имеющие тип конструкторских спецификаций Design Specifications, например, могут автоматически сохраняться сразу же после утверждения в базе данных Notes, доступной через корпоративную сеть intranet для конструкторов в масштабах всей компании.
В Domino.Doc используются все мощные средства Domino
Самое выгодное приобретение. Так как Domino.Doc разворачивается поверх инфраструктуры группового программного обеспечения Domino, весь комплекс средств управления документами поступает в Ваше распоряжение лишь за часть стоимости традиционных решений. Чтобы еще больше сократить затраты, Вы можете использовать любых клиентов по своему усмотрению.
Репликация. Для решения проблемы управления изменениями в документах в распределенной среде Domino.Doc использует ведущую в отрасли архитектуру репликации Domino.
Масштабируемость. Некоторые наиболее крупные из всех существующих сетей работают на серверах Lotus Domino. И Domino.Doc уже сейчас может похвастаться огромным количеством установленных систем, обслуживающих свыше 80 000 пользователей.
Защита данных. Domino.Doc предоставляет в Ваше распоряжение проверенные временем, мощные средства защиты данных Domino: от аутентификации на основе сертификатов до шифрования SSL и управления доступом на уровне документов.
Domino.Doc поддерживает распределенное управление документами
Распределенное редактирование. Domino.Doc позволяет локально работать с содержимым документа, сохраняя при этом управление этим документом в масштабе всего распределенного предприятия.
Распределенное хранение содержимого. Хранилища документов можно дублировать на нескольких серверах путем репликации. Дубликаты файловых "ящиков" полностью поддерживают функции получения/выписывания, блокирования документов и создания новых документов.
Распределенное разрешение конфликтов. Редакторы могут очень просто урегулировать различия между рабочими версиями документов и его главной копией, используя для этого простую форму.
Domino.Doc обеспечивает полное управление всем жизненным циклом
Мощные, интуитивно понятные средства авторской разработки. Средства авторской разработки с участием нескольких пользователей очень легко настраиваются и доступны из различных клиентов. Этапы жизненного цикла определяются путем быстрого заполнения специальной формы. Многоуровневый контроль версий позволяет идеальным образом организовать все черновики документов.
Автоматизированное редактирование и утверждение. Вы можете легко обновлять или добавлять комментарии к оригиналам документов. События, связанные с истечением сроков, и напоминающие сообщения обеспечивают слаженное протекание процессов редактирования и утверждения.
Гибкое распространение. Вы можете легко распространить содержимое среди нескольких получателей. В сетях intranet и extranet обеспечивается автоматическое преобразование документов практически в любой формат. Вы можете использовать любой формат, наилучшим образом отвечающий требованиям к распространению документа, сохраняя при этом управление доступом.
Архивирование без захоронения. Вы можете автоматически перемещать документы в альтернативные хранилища на основе гибких критериев. Удобный поиск, обнаружение и извлечение документа обеспечиваются за счет сохранения его представителя (proxy).
Domino.Doc предлагает свободную интеграцию с приложениями, совместимыми с ODMA, такими как Lotus Word Pro и Microsoft Word.
Настройка жизненного цикла документа осуществляется легко и быстро, независимо от того, используете Вы клиент Notes или браузер Web.
Domino.Doc отвечает Вашим уникальным требованиям
Интерфейс API OLE Automation. Вы можете работать с Domino.Doc из LotusScript®, Microsoft Visual Basic®, Visual C++™ и многих других приложений. С помощью интерфейса прикладного программирования API средства управления документами можно интегрировать с системами рабочих потоков, системами обработки транзакций, реляционными базами данных и другими приложениями, а также разработать специализированных клиентов.
Дополнительные решения Lotus. Дополнительные модули от Lotus, включая модули управления изображениями и управления хранением, обеспечивают максимальную доходность Ваших инвестиций в Domino.Doc.
Предложения партнеров. Деловые партнеры Lotus предлагают полный спектр специализированных решений. Информацию о самых последних разработках по Domino.Doc от наших партнеров можно найти по адресу: www.ddmdiscovery.com.
Интеграция с EDMSuite от IBM. Domino.Doc представляет собой неотъемлемую часть набора приложений для управления документами в масштабе предприятия IBM® Enterprise Document Management Suite (EDMSuite), в который также входят ImagePlus® (создание изображений), OnDemand (COLD) и MQSeries™ Workflow (рабочие потоки). EDMSuite предоставляет единый пользовательский интерфейс для ускорения поиска и доступа информации в различных хранилищах.
Domino.Doc – это новые разработки и удобство для пользователей

Установка нескольких уровней разделения по категориям в файловых "ящиках"

Выписывание нескольких документов за одну операцию

Пометка наиболее часто используемых документов как "предпочтительных" для ускорения доступа

Определение указателей на открытые документы в других папках – теперь больше не нужно сохранять один и тот же документ в нескольких папках

Поддержка функций "перетащи и отпусти" для перемещения документов с рабочего стола в Domino.Doc

Быстрая загрузка новых файловых "ящиков" путем импортирования всех каталогов с документами файловой системы.
Требования сервера

Microsoft Windows® NT™ 4.0 или более поздний

Lotus Domino Server 4.5 или более поздний

Аппаратное обеспечение сервера на базе процессора Pentium™ 166МГц или более быстрого (в однопроцессорной или многопроцессорной конфигурации)

64 Мбайт памяти или больше

10 Мбайт дисковой памяти для приложения Domino.Doc

Требования к дисковой памяти для хранилищ документов зависят от масштабов использования (обычно не меньше 4 Гбайт)

Сетевые транспортные средства TCP/IP (желательно) или на основе SPX.
Требования клиента
Можно использовать любой из следующих клиентов:

Lotus Notes® Client 4.53 или более поздний для Microsoft Windows 95/NT

Netscape Navigator® 3.0 или более поздний для любой платформы

Microsoft Internet Explorer 3.x (требует установки исправлений) или более поздний для любой платформы.
Дополнительно: Domino.Doc Desktop Enabler для Windows 95/NT (обеспечивает интеграцию с ODMA и поддержку функций "перетащи и отпусти").
Платформа: Windows 95/NT, 16 Мбайт памяти или больше, 7 Мбайт дисковой памяти для Domino.Doc Desktop Enabler.
Дополнительная информация
Дополнительную информацию о Domino.Doc и других продуктах Lotus можно получить на сайте http://www.lotus.com.

« назад | вперед »