автоматизация деловых процессов и документооборот главная о нас новости проекты продукция документы сервис архив контакт

Lotus K-Station
Создание порталов на основе технологий Lotus Domino и Lotus K-Station

Введение
Создание порталов – сейчас одна из самых горячих тем в индустрии информационных технологий. По частоте упоминаний со словом "портал" разве могут только сравниться словосочетания "электронный бизнес" и "управление знаниями". Очень часто говорится о той пользе, которую несут порталы пользователям intranet и Internet. Но вы пробовали когда-нибудь дать конкретное определение того, что такое портал? Если вы планируете создать портал для своей организации или заказчика, то имеет смысл сначала дать ответ на этот вопрос, даже если с первого взгляда это покажется Вам академическим упражнением. В этом документе дано такое прагматичное и практическое определение того, что такое портал и приведены несколько веских причин, по которым использование Lotus Domino R5 –правильный выбор для создания порталов, а также приведены несколько соображений, которые могут помочь в создании успешного портала.

Что такое портал?

Можно, конечно, начать определение того, что такое портал, с описания гипотетического пользовательского интерфейса – некой "домашней страницы", в которой присутствуют окна с электронной почтой, новостями и приложениями, и которая также организует всю нужную Вам информацию, такую как данные о людях, с которыми Вы совместно работаете; Web-узлы, на которые Вы должны обращать внимание; дела, которые Вы должны сделать или документы, которые Вы должны прочитать. Но и это описание не передает сути того, что такое портал, а только перечисление элементов внешнего вида моего клиентского места (десктопа, рабочего стола).

Что же делает портал порталом, а не просто страницей HTML с неким содержимым, организованным в виде специализированных окон?

Типы порталов

Несколько типов классификации порталов, которые приведены ниже, взяты из отчетов ведущих аналитических компаний, и они могут помочь нам сориентироваться в проблематике.

В одном из отчетов Delphi Group, компанией занимающейся анализом рынка информационных технологий, дается классификация порталов в соответствии с целевой пользовательской аудиторией:

• Портал публикации информации ориентирован на большие, разнородные сообщества пользователей с разнородными интересами. Эти порталы содержат немного элементов персонификации и кастомизации контента, и предлагают только базовые средства поиска и интерактивного взаимодействия, ориентированные на неискушенного пользователя Web
• Коммерческие порталы обеспечивают предоставление узконаправленной информации определенной целевой аудитории
• Корпоративные порталы координируют контент в рамках относительно узкого сообщества пользователей, объединенных общими целями и задачами
• Персональные порталы обеспечивают доставку информации, отфильтрованной для специфических потребностей конкретных пользователей ("узконаправленное вещание" в противоположность "широковещательным каналам")

• Информационный портал, который соединяет людей с информацией
• Портал для совместной работы, который обеспечивает все мыслимые средства взаимодействия людей с использованием компьютерных технологий
• Порталы экспертизы, которые соединяют людей с другими людьми на основе таких критериев, как опыт, область экспертизы и интересы
• Порталы знаний, которые комбинируют все перечисленные выше типы и обеспечивают доставку персонифицированной информации с учетом конкретной работы, которую выполняет каждый пользователь в определенный момент времени

Если постараться дать все-таки прагматическое определение того, что такое портал, то оно могло бы выглядеть так.
"Портал – это приложение, которое обеспечивает персонифицированный и настраиваемый интерфейс, дающий возможность людям находить, и взаимодействовать с другими людьми, а также находить и использовать приложения и информацию в соответствии со своими интересами".
Уникальные, отличительные характеристики портала могут быть просуммированы в следующем списке (выделенные буквы которого ненавязчиво напоминают нам, о чем мы собственно говорим):

• Персонализация для конечных пользователей
• Организация клиентского места (десктопа)
• Распределение ресурсов
• оТслеживание выполнения работ
• Активный доступ и отображение информации из хранилища данных
• Локализация и обнаружение нужных людей и информации

Вторая по значимости характеристика портала – это способность организации клиентского места (пользовательской рабочей среды, десктопа) с целью устранения информационной перегрузки. Пользователи хотят иметь доступ к важным приложениям, контактам и другой информации в консолидированном виде, а организации хотят обеспечить простые средства проектирования дизайна корпоративного рабочего клиентского места в виде, который наилучшим образом организует информацию для сотрудников. Чтобы подчеркнуть принцип консолидации информации и приложений далее мы будем использовать термин "контент" для обозначения как информации, так и приложений, к которым обеспечен доступ через портал.
Распределение ресурсов обеспечивает разделение некоторых возможностей портала на уровни, доступные разным категориям пользователей. Например, к некоторым уровням могут иметь доступ только администраторы. Порталы должны, например, иметь уровень сервиса, обеспечивающий идентификацию пользователя, который выполняет такие действия, как аутентификация, единая регистрация на сервере, создание карты прав доступа. Пользователи хотят меть высокий уровень безопасности с минимальными накладными расходами и неудобствами, и распределение ресурсов обеспечивает то, что служебные механизмы находятся вне поля зрения конечного пользователя.

Отслеживание выполнения работ, как уже упоминалось выше, играет важную роль при определении персонификации портала, которая не только устанавливается в начале его использования конкретным человеком, но должна нарастать по мере того, как в процессе использования накапливается информация о интересах и склонностях определенного пользователя, даже если они меняются со временем. Поскольку пользователям необходимо предоставить максимальный контроль над тем, что будет отслеживаться, то не должно быть опасений в плане контроля за частной информацией.
Способность портала обеспечить доступ и отображение информации из множественных гетерогенных источников данных также является критичным фактором. Эти источники включают реляционные базы данных, многомерные базы данных, системы управления документами, системы электронной почты, Web-серверы, новостные каналы и различные файловые системы или серверы (на которых, к примеру, хранится аудио-, видео-информация или образы). Важно, чтобы пользователи могли видеть, например, сообщения электронной почты рядом со списком новостей, списком экспертов и аналогичной информацией, и все это в контексте определенного, единого приложения.

Наконец, портал должен предоставлять максимально простые способы обнаружения людей и информации, в которой они нуждаются. Это должны быть гораздо более прогрессивные механизмы, чем те, к которым привыкли рядовые пользователи Web. Эти механизмы должны обеспечивать как пассивное информирование и обнаружение, так и средства активного обнаружения экспертов, сообществ и контента, связанного с определенной тематикой.

Таким образом, если вы разрабатываете приложение, реализующее портал, то вы должны заложить в него все описанную выше функциональность. Результатом будет базовая архитектура и дизайн портала, которые будут ориентированы на разные целевые аудитории и применимы для работы с контентом самого разного типа. Например, это могут быть порталы предназначенные для отдельных пользователей – персональные информационные порталы, это могут быть порталы для рабочих групп – порталы для совместной работы, или это могут быть порталы, ориентированные на разнообразную аудиторию, такие как коммерческие Internet-порталы.

Lotus Domino и порталы

Почему технология Lotus Domino подходит для построения порталов? В существенной степени ответ лежит в способности Domino R5 собирать, хранить, категоризировать и отображать данные из практически произвольных источников в едином стиле и с высокой степенью управляемости. Организации, которые разрабатывают порталы, практически наверняка стремятся объединить в едином формате огромное количество информации, такой как информация о заказчиках из унаследованных систем или реляционных СУБД, электронная почта календарь из баз данных Notes, процедурные документы и документы отдела кадров из внутрикорпоративной сети intranet и т.д. Если к этому списку добавить информацию цене акций, прогноз погоды и другую информацию, доступную в Internet, то вас может озадачить техническая возможность объединить всю эту информацию в одном месте. Но это именно тот самый случай, когда возможности сервера Domino обеспечивают доступ и представление данных из произвольных источников легко и безопасно.

В оставшейся части документа будут рассмотрены несколько моментов, о которых необходимо помнить при проектировании и создании портала, в частности как структурировать контент к которому пользователи будут иметь доступ, и как спроектировать портальное приложение. Заодно мы отметим некоторые специфические возможности Domino, которые особенно полезны при создании порталов.

Контент портала

Портал, помимо всего прочего, должен предоставлять конкретному пользователю специфическую и нужную ему информацию. В результате, пользователи будут тратить меньше времени на просмотр несущественной информации или на переключение между разными интерфейсами для выполнения различных задач. Это должно обеспечивать принцип, в соответствии с которым пользователи обнаруживают информацию, а не находятся в постоянных поисках и режиме просмотре. В тоже время, при всей персонализации информации и интерфейса, портал должен обеспечивать чувство принадлежности к определенному сообществу пользователей. В соответствии с этим выделяют пять областей контента, которые могут присутствовать в вашем портале:

• Личная информация, ориентированная на индивидуального пользователя, которая включает электронную почту, календарь, расписания, информация о элементах рабочих процессов workflow), личная адресная книга. Эти приложения изначально персонифицированы, поэтому единственное, что вам необходимо сделать, это связать их с вашим порталом
• Информация на уровне рабочих групп, которая обычно организуется в соответствии с административным делением по отделам или типам выполняемых работ. Эта информация включает ссылки на такие вещи, как документы рабочих групп и команд, приложения по отслеживанию продаж и управлению отношениями с заказчиками (CRM), библиотеки документов и информация о продуктах и услугах. Поскольку пользователи проводят большую часть времени в среде своих рабочих групп, эта область требует максимального продумывания и планирования. Обычно вы должны принять во внимание такие аспекты, как принятые в организации методы организации и распределения информации между группами (имейте в виду, что, как правило, информация каждой рабочей группы не должна быть доступна людям, которые в ней не состоят).
• Корпоративная информация, которая имеет отношение к организации в целом и которая используется большинством сотрудников. Примеры включают корпоративные правила и процедуры, регламентирующие документы отдела кадров, информация об отпусках, запросы на командировки, службы технической поддержки (helpdesk). Эта информация, которая обычно уже существует внутри каждой организации, должна располагаться в той области портала, к которой каждый сотрудник имеет быстрый и простой доступ.
• Информация из сети extranet, которая обычно включает интерактивное взаимодействие между организацией и отдельными партнерами по бизнесу или внешними контрагентами через защищенные фрагменты сети. Это может быть информация о заказах на поставку, предназначенная для поставщиков, информация по проектам, которые совместно ведутся с людьми из вне организации и с внешними организациями, или приложения, которые совместно используются партнерами по бизнесу. Как правило, очень небольшое количество рабочих групп используют каждое такое extranet-приложение.
• Информация из сети Internet, такая как котировки акций, прогнозы погоды, новостные подписки или Web-узлы ключевых заказчиков. Этот тип контента может быть доступен только определенным рабочим группам или же всем сотрудникам.

В дополнение к этому Notes R5 предоставляет некоторые шаблоны – Библиотека документов, Дискуссионная база и Совместная работа (TeamRoom), которые вы можете использовать для создания приложений на вашем сервере Domino. Эти приложения дают пользователям портала средства для публикации информации, организации дискуссий и совместной работы в командах.

Внешний дизайн и компоновка портала

Портал должен быть эффективным и стимулировать работу пользователя в нем для выполнения повседневных функций. Для этого компоновка элементов дизайна должна обеспечивать простоту навигации. Большинство порталов имеют пользовательский интерфейс, разделенный окнами на три области. Верхняя область используется для размещения логотипа, названия портала, ссылок на домашнюю страницу или другие отправные точки. Поскольку эта область обычно неизменной независимо от того, в какой области портала находится пользователь, она является хорошим местом для размещения таких полезных инструментов общего назначения, как поисковые механизмы. Ниже в левой части, как правило, располагается область, которая используется как панель для навигации, в которой приводятся списки других разделов портала или иных информационных систем. Правее этой панели находиться область, которая занимает большую часть экрана для отображения основного контента – информации, приложений и всего того, что разработчик посчитает нужным.
В порталах, построенных на основе Domino, два типа страниц используются для хранения контента в рамках, которые и формируют этот интерфейс: страницы, основанные на документах, доступных только для чтения, и страницы на основе редактируемых документов. Страницы "только для чтения" являются частью дизайна приложений. Они могут быть созданы только разработчиками и не могут быть изменены во время выполнения приложения. Поскольку только пользователи, оснащенные местом разработки Domino Designer или клиентом Lotus Notes, могут изменять содержимое этих страниц, то они не подходят для отображения содержания, которое должно быть изменено или требует регулярного обновления. Редактируемые пользователями страницы напротив являются документами Notes, которые основаны на формах, и для их создания и внесения в них изменений требуются только соответствующие права.
Вы, возможно, также захотите персонифицировать ваш портал за счет открытия его на домашней странице, обустроенный под определенную рабочую группу. Для этого, когда пользователь открывает портал, выполняется идентификация пользователя и ему предоставляется соответствующее содержание. Один из способов сделать это состоит в определении пользовательских ролей в списке доступа портала (это поддерживается технологией Domino) и организации связи между каждым индивидуальным пользователем и его ролью.

Средства создания порталов в Domino

В Lotus Domino версии 5 имеется много средств для создания порталов. Вы можете ими воспользоваться с помощью Domino Designer. Самые базовые средства для создания компоновки портала и интерактивного контента являются "Наборы рамок" (Frameset), "Страницы" (Page) и элементы "Форм" (Form).
Одной из самых простых, но мощных возможностей Domino, полезных при создании портала, является возможность создавать URL-ссылки на целые базы данных Notes. За счет этого включение в портал в качестве одного из элементов нового Domino-приложения является тривиальной задачей.
Также полезным при построении портала является способность Domino включать в страницу или форму целиком представление (список документов). Многие организации используют приложения, основанные на шаблонах типа Совместная работа (TeamRoom) или Библиотека документов. Эти приложения являются эффективными средствами распространения информации и источниками новостей. За счет включения представлений (списков документов) из этих приложений в страницы или формы в вашем портале, вы можете делать эту информацию легко доступной всем пользователям.

Наконец, включение данных из внешних источников в порталы, использующие технологию Domino, является достаточно простой задачей. Во-первых, вы легко можете в наборы рамок включать страницы из внешних Web-узлов. Но при использовании Domino технически практически также просто включить в определенную область портала данные, например, объемах продаж из корпоративной реляционной базы данных, будь-то MS SQL, Oracle или DB2. Задача под названием Domino Enterprise Connection Services (DECS), которая поставляется вместе с Domino R5, позволяет вам без необходимости программирования включать в поля документа Notes данные из внешних информационных источников, таких как РСУБД.
Надо заметить, что этот документ содержит только самые общие советы и принципы. Если Вас интересуют технические детали построения порталов на основе технологий Lotus, в том числе таких порталов, которые состоят из нескольких связанных и вложенных друг в друга порталов, вы можете обратиться к так называемым "красным книгам", которые находятся в свободном доступе через Internet по адресу: www.redbooks.ibm.com. Там вы найдете книги и по созданию порталов на основе Domino.

Lotus K-Station: технология создания порталов знаний

Технология Lotus K-Station Portal предоставляет разработчикам новый уровень возможностей по созданию порталов знаний.
Сервер K-Station Portal является новейшим и первым продуктом, который выпущен компанией Lotus в рамках проекта Raven. Он является элементом общей стратегии управления знаниями IBM/Lotus, объединенной лозунгом "Люди, Места и Информация". Функциональность K-Station как раз связывает три эти компоненты стратегии вместе. В результате люди внутри организации имеют виртуальное место (пространство), где они могут взаимодействовать и управлять информацией, которая им необходима для достижения своих задач. И это все из единой точки доступа.
Архитектура портала K-Station

Lotus K-Station является порталом, или единой точкой доступа, работа с которым осуществляется с помощью браузера. Этот портал предназначен для хранения, распространения и передачи знаний. В отличие от других порталов, которые просто предоставляют окно доступа к информации, K-Station обеспечивает мощные, готовые к использованию средства совместной работы и легкий в использовании интерфейс, который ускоряет процессы генерации и распространения знаний в сообществе пользователей, объединенных общими задачами. Более того, эта технология дает возможность отдельным людям и группам людей организовывать и вести бизнес не только в терминах технологий, но в собственных терминах данного сообщества, его интересов, задач и ответственности.
K-Station обеспечивает богатую функциональность через интеграцию трех уровней технологий – приложений, сервисов совместной работы и персональных сервисов. Вместе эти уровни формируют основу архитектуры K-Station и обеспечивают широкий спектр возможностей
Приложения – Конечные пользователи получают доступ к K-Station через приложения, которые выполняются на верхнем уровне архитектуры. Эти приложения включают Персональное Пространство (Personal Places) и Пространства для Сообществ (Community Places), которые являются входом к контенту и совместно используемому рабочему пространству. Приложения K-Station используют возможности DHTML для поддержки динамической настройки (кастомизации) и предоставляют сервисы безопасности, которые гарантируют защиту конфиденциальной информации на личном уровне и уровне сообществ.
Сервисы совместной работы – K-Station интегрирована со средствами взаимодействия в реальном времени, которые предоставляют возможности информирования о том, кто находится в сети и средства мгновенной пересылки сообщений. Это формирует рабочее пространство он-лайновой совместной работы и обучения. Электронная почта также является элементом этого уровня сервиса.

Персональные сервисы - Для обеспечения простоты навигации и редактирования, K-Station обеспечивает единый пользовательский интерфейс доступа к настольным приложениям, Web и корпоративным системам. Несколько одновременно открытых окон открывают пользователю взгляд на широкий спектр соответствующей ситуации информации, которая находится в защищенной среде.
Компоненты для совместной работы K-Station

K-Station обеспечивает конечных пользователей средствами доступа к знаниям, компетенции, информации и связям, которые существуют внутри и вне организационных барьеров. Этот доступ начинается персонального пространства или пространства для сообществ (места - places), в которых конечные пользователи получают доступ, генерируют и применяют знания. Конечные пользователи также могут использовать представления знаний (knowledge views) для отображения данных из приложений в областях, размеры и положение которых могут меняться, или на страницах с закладками, позволяющими категоризировать контент.
Персональные пространства (места) – Персональные места являются многостраничной средой, которая содержит важные инструменты для выполнения повседневных задач. Конечный пользователь может самостоятельно конструировать свое персональное рабочее место, организуя представления знаний – такие как календари, Web-узлы и данные из корпоративных систем – вокруг специфических задач и проектов. За счет обеспечения контекста, в рамках которого знания организуются, создаются и применяются, K-Station превосходит обычные средства доступа к информации большинства других порталов.
Например, представитель по продажам может создать страницу отслеживания изменений в процессе заключения контракта. Этот человек может разместить такие элементы, как календарь встреч, дискуссии с заказчиком и файлы контрактов на этой странице так, что все связанные с заказчиком элементы и информационные ресурсы находятся в одном месте и постоянно доступны. Это персональное пространство может включать средство, которое в K-Station называется "информирование о людях" и которое обеспечивает средство он-лайновых дискуссий с другими людьми. Эти возможности позволяют представителю по продажам сконцентрироваться на работе, а не на технических инструментах ее выполнения.

Пространства сообществ - Пространства сообществ аналогичны личным пространствам, однако они предназначены для совместной работы сразу большого количества людей. Пространства сообществ могут быть публичными форумами, открытыми для сотрудников организаций, или эксклюзивными местами для тех только, кто получает соответствующее приглашение. Все Пространства сообществ являются задание-ориентированными и спроектированы для удовлетворения нужд практически любых бизнес-процессов.

Пространства сообществ представляют собой повторно используемые объекты знаний, которые хранят в себе информацию об отношениях между людьми, контентом, деятельностью (работой) и процессами, которые требуются для выполнения специфических задач и проектов. Дискуссии, презентации, документы, планы и расписания – все они являются типичными объектами знаний, которые могут созданы и сохранены в K-Station. Это сохранение означает, что все усилия по выполнению какой-либо работы, включая установленные отношения, созданный контент и выполненные действия – формируют элементы живой истории организации. Этот тип сохранения истории совместной работы и знаний является ключом к использованию стратегии Управления Знаниями и является уникальной особенностью K-Station.

Одним из способов создания Пространства сообществ является использование шаблонов Центра Знаний (Knowledge Center), которые обеспечивают средства разработки и методики, необходимые для создания совместно используемого рабочего пространства. Шаблоны Центра Знаний спроектированы для решения бизнес-проблем и повышают восприимчивость организаций, уровень инноваций, конкурентоспособности и эффективности. Поскольку шаблоны Центра Знаний обеспечивают предопределенное пространство и инструменты для совместной работы групп, они могут быть сравнены с полностью обставленным офисом, готовым для того, чтобы в нем сразу начать работу. Конечные пользователи могут войти в этот виртуальный офис, использовать готовые шаблоны или настраивать их в соответствии с потребностями своей организации.

Представления Знаний (Knowledge Viwes) – Представления Знаний являются окнами для доступа к настольным приложениям, корпоративным системам, Web-узлам, образам и практически любой другим элементам бизнес-знаний. Каждое Представление знаний является независимым и настраиваемым, поддерживающим функционал перемещения объектов с помощью мыши. Этот функционал управляемости является еще одним важным преимуществом K-Station, которое отличает его от других портальных решений с ограниченными возможностями настройки и жестким интерфейсом.
Представления знаний обеспечивают отображение полного спектра организационного контента, включая календари, списки дел, базы данных, электронную почту и множество других форм бизнес-информации. По этой причине представления знаний являются важными для представления информации в Личном пространстве и Пространстве сообществ.

K-Sytation предоставляет множество готовых к использованию шаблонов Представления знаний для построения доступа к Web-приложениям, Notes-приложениям, почтовым приложениям Microsoft Exchange и Hotmail, а также ко многим другим форматам документов и образов. Эти шаблоны позволяют быстро создавать и внедрять Представления знаний в конкретной бизнес-среде.

Страницы – Страницы предоставляют конечным пользователям средства категоризации информации по тематике или функционально области. Страницы напоминают физические папки для файлов, с закладками наверху и пространством "внутри" для сбора соответствующей выбранной тематике информации. Например, менеджер по маркетингу га странице с заголовком "Административные документы" может включать отчеты, сообщения электронной почты и расписания полетов самолетов с Web, а на странице "Рекламная компания" он может помещать информацию из дискуссионных форумов, макеты каталога, данные бюджета и т.д.

Несколько примеров создания порталов на основе технологии Domino

United Airlines - крупнейшая в мире авиационная компания – создала Intranet-портал “mySkyNet", полностью построенный на платформе сервера Lotus Domino R5 и Sametime (средство совместной работы в реальном времени). В мае 2000 г. данное решение, основанное на работе через браузер, использовалось 5000 сотрудниками компании, и обеспечивало мобильное средство для улучшения эффективности работы с заказчиками, используя возможности общения сотрудников между собой в реальном времени для решения текущих рабочих вопросов. В будущем планируется использование портала 130 000 сотрудниками компании по всему миру. Компанией United Airlines ежедневно совершается около 2400 рейсов по 139 маршрутам в 26 странах.
Компания Genecor International, занимающаяся биотехнологиями на рынке здравоохранения и сельского хозяйства, на основе технологий Lotus Domino R5, Domino Extended Search, Sametime создала корпоративный портал, которым пользуются более 1000 сотрудников. Серверной платформой является NT. Основными причинами, по которым Genecor выбрала технологию Domino, была простота создания портального решения и гибкость системы безопасности, которая позволяла легко администрировать права доступа пользователей по публикации информации и работе с ней.
Одним из факторов успеха является то, что портал интегрирован с транзакционной системой, что превращает его не просто в средство управления документами. Портал стал для компании "консолидированной точкой доступа к информации".

Заключение: решения для создания корпоративных порталов и порталов сообществ пользователей

Технологии Lotus Domino и K-Station являются ключевыми компонентами общей стратегии развития технологий для порталов IBM/Lotus. Это делает их компонентами, готовыми для интеграции с другими лидирующими технологиями, включая:

• IBM WebSphere Portal Server (WPS), который ориентирован на корпоративную масштабируемость с тем же пользовательским интерфейсом K-Station
• IBM Enterprise Information Portal (EIP) для федеративных поисковых возможностей
• Сервер обнаружения Raven, который предназначен для сложной катологизации и извлечения информации, определения экспертизы, продвинутого поиска и аудита знаний.